I. DISPOSIZIONI GENERALI
1. L'accesso alla consultazione dell'Archivio è consentito a coloro che devono svolgere ricerche di studio, previa autorizzazione.
2. La consultazione della documentazione è esclusivamente riservata al materiale già inventariato. La documentazione non ordinata, al momento e fino alla conclusione dei lavori di riordinamento e di inventariazione, è esclusa dalla consultazione.
3. Gli inventari, gli strumenti di corredo e i repertori sono liberamente consultabili.
4. Lo studioso è tenuto a compilare, per ciascun tema di ricerca, una domanda di ammissione su un apposito modulo pubblicato e scaricabile on line, in calce alla pagina. Sulla domanda è necessario indicare in modo chiaro, oltre alle proprie generalità, l’oggetto della ricerca, le sue finalità e la firma.
5. La domanda di ammissione alla consultazione deve essere indirizzata all’Archivio storico dell’Accademia nazionale dei Lincei, che prenderà in considerazione le domande fissando il calendario in cui potranno essere svolte le ricerche, tenendo conto dei tempi richiesti per le ricerche stesse, della disponibilità degli spazi e delle risorse.
6. I documenti richiesti potranno essere studiati solo nella sede della Biblioteca dell’Accademia nazionale dei Lincei, nella sala riservata all'utenza. All'ingresso l'utente dovrà compilare in tutte le sue parti il modulo per la richiesta dei documenti.
7. La consultazione potrà essere effettuata secondo l’orario della Biblioteca
L’Archivio, di norma, nel mese di agosto resta chiuso.
8. E' ammesso l'uso del personal computer; non è ammesso l’uso di fotocamera digitale.
9. Ogni studioso non può avere in consultazione più di una busta per volta. La documentazione in corso di consultazione potrà essere mantenuta in deposito per 10 giorni. L'utente può richiedere fino a un massimo di 3 unità di conservazione al giorno. Nei periodi di particolare affluenza degli utenti si riserva la facoltà di ridurre il numero delle unità di conservazione richiedibili per motivi di salvaguardia del materiale archivistico e di sicurezza del lavoro.
La consultazione del materiale archivistico è esclusivamente svolta dagli studiosi interessati nei locali dell’Accademia; il personale dell’Archivio non è autorizzato a svolgere ricerche per conto di terzi.
10. L'utente può richiedere il materiale archivistico esclusivamente a proprio nome e la consultazione è strettamente personale. E' vietato il prestito esterno.
11. L’utente è responsabile dell’ordine e dell’integrità dei documenti a lui consegnati per la consultazione. Danneggiamenti, dispersioni, spostamenti e furti di documenti sono puniti con l'esclusione dall’Archivio, salvo sempre l'azione per responsabilità civile e sanzioni penali.
12. Non è consentito scompaginare l’ordine dei documenti e dei fascicoli, in qualsiasi stato si trovino né apporre segni o numerazioni sulle carte. Nel caso in cui il materiale si presenti in disordine lo studioso è invitato ad avvertire il personale di Sala.
II. CONSULTABILITÀ DEI DOCUMENTI
1. La consultabilità dei documenti è regolata dalla normativa vigente, con particolare riferimento agli archivi privati, di cui all’art. 127 del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, ai quali si applicano le disposizioni di cui agli articoli 123, comma 3 riguardante i limiti cronologici e 126 comma 3, concernente il trattamento dei dati personali. Secondo quanto disposto dal D.P.R. del 30 settembre 1963, n. 1409, lo studioso può consultare solo i documenti facenti parte dei fondi dotati di apposito inventario. Fanno eccezione le ricerche promosse direttamente dall’Accademia per la realizzazione di specifici progetti.
2. Lo studioso è tenuto a rispettare le norme vigenti in materia di protezione dei dati personali (decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali” e provvedimento del Garante n. 8/P/2001 “Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici”), e dovrà sottoscrivere l’accettazione del presente Regolamento che lo impegna alla sua osservanza e al rispetto delle norme ivi citate. L'autorizzazione alla consultazione di documenti contenenti dati personali non solleva lo studioso dalla responsabilità penale e civile per reati o danni derivanti a persone e ad enti per l'indebita citazione di nomi e cognomi e per la diffusione delle notizie contenute nei documenti consultati.
3. I documenti consultati possono essere citati esclusivamente sotto forma di parafrasi o sunto, salva la citazione testuale di brevi passi all'interno di uno studio scientifico. Non è consentita la riproduzione per esteso del contenuto di un documento, sia in trascrizione che in facsimile. Per l'autorizzazione alla riproduzione vedi sezione III del Regolamento.
4. Lo studioso si impegna ad inviare all’Accademia una copia dei risultati scritti della sua ricerca, nella quale sia stato utilizzato e citato anche un solo documento d’archivio.
III. RIPRODUZIONE DEI DOCUMENTI
1. La riproduzione dei documenti deve essere preventivamente autorizzata.
2. La riproduzione è esclusivamente svolta da personale dell’Accademia Nazionale dei Lincei.
3. Per richiedere le riproduzioni è necessario compilare l’apposito modulo e seguire le seguenti indicazioni:
- segnalare i documenti con apposite strisce di carta (su cui indicare il numero dei fogli da riprodurre; i singoli documenti non vanno spostati o estratti dal fascicolo);
- compilare l’apposito modulo in tutte le sue parti su cui indicare: il proprio nome, cognome, la data, la serie archivistica, numero di busta e, per ciascun fascicolo, il numero complessivo delle riproduzioni.
4. E' vietata la riproduzione di interi fascicoli, di interi carteggi, di serie archivistiche o singole unità particolarmente deperibili.
5. Nel caso di riproduzione per uso strettamente personale e per motivi di studio, il richiedente si impegna alla "non divulgazione, diffusione e spaccio al pubblico delle copie ottenute" (in conformità con quanto previsto per la documentazione degli Archivi di Stato dal d.m. 8 aprile 1994, punto 3) e altresì a non usare le riproduzioni per scopi diversi da quelli indicati. La violazione di tale impegno comporta l'esclusione dall'accesso alla consultazione della documentazione dell’Archivio dell’Accademia.
IV. PUBBLICAZIONE DEI DOCUMENTI E DIRITTI DI PUBBLICAZIONE
(in conformità con quanto previsto per la documentazione degli Archivi di Stato dal d.m. 8/4/1994)
1. Il richiedente è tenuto a inoltrare all’Archivio storico dell’Accademia domanda di autorizzazione alla pubblicazione su un apposito modulo (scaricabile on line, in calce alla pagina) indicando la segnatura archivistica, il titolo dell’opera, la destinazione delle riproduzioni (pubblicazione a stampa, esposizione, web, ecc.) e le finalità (commerciali o didattiche, educative, senza fini di lucro).
2. Ottenuta l’autorizzazione il ricercatore dovrà riportare sulla pubblicazione l’indicazione dell’Accademia quale possessore del documento edito e la segnatura archivistica completa.
3. Il ricercatore dovrà consegnare sempre all’Accademia una copia dell’opera in cui sarà inserita la riproduzione.
4. L’autorizzazione alla pubblicazione è valida limitatamente a un solo paese e alla prima edizione della stessa; per ulteriori utilizzazioni dovrà essere richiesto un permesso specifico.
5. L’autorizzazione alla pubblicazione non esonera il ricercatore dall’accertamento e dalla regolarizzazione di eventuali diritti d’autore spettanti ad altri soggetti sugli stessi beni.
Lo studioso deve controfirmare per accettazione le presenti norme, assumendosi la responsabilità di qualsiasi deroga al Regolamento sottoscritto, che sarà perseguibile a termini di legge e potrà dare luogo al divieto di ogni ulteriore accesso all'Archivio.
Moduli:
- Modulo richiesta riproduzioni per motivi di studio - formato word
- Modulo richiesta riproduzioni per motivi commerciali - Diritti
(Regolamento approvato dal Consiglio di Presidenza del 12 dicembre 2013)